Politique de confidentialité

1.Qui nous sommes et portée de la politique

Avatec est une entreprise 100 % canadienne de solutions et de services en technologies de l’information, avec des bureaux à Québec, Montréal, Toronto et Ottawa. Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons les renseignements personnels obtenus par notre site avatec.ca, par téléphone et lors de nos échanges avec les personnes qui nous joignent.

Elle respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui s’applique ailleurs au Canada.

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement. Par prudence, nous appliquons aussi cette politique aux coordonnées professionnelles (nom, titre, courriel et téléphone au travail) que vous nous transmettez.

2.Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la loi, la personne ayant la plus haute autorité au sein d’Avatec veille au respect et à la mise en œuvre de la protection des renseignements personnels; elle peut déléguer cette fonction par écrit. Pour toute question, demande d’accès, de correction ou plainte, joignez le responsable :

3.Renseignements que nous recueillons

• Formulaire « Discutons » et page Nous joindre : nom, titre (facultatif), organisation, courriel professionnel, sujet, message et confirmation de votre consentement.
• Appels et courriels : les renseignements que vous choisissez de nous communiquer pour que nous puissions vous aider.
• Candidatures spontanées : les renseignements de votre curriculum vitæ et de votre message, si vous nous en transmettez.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, page demandée, date et heure, consignées automatiquement par notre hébergeur pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site.
• Mesure d’audience, seulement si vous l’acceptez : pages consultées, page de provenance, pays, type d’appareil et de navigateur, sous forme agrégée.

Nous ne recueillons aucun renseignement sensible par ce site (santé, données financières, numéro d’assurance sociale, etc.). Merci de ne pas en inscrire dans le formulaire.

4.Pourquoi nous les utilisons

• Répondre à votre demande et assurer le suivi que vous avez sollicité.
• Préparer la proposition ou fournir le service que vous avez demandé.
• Évaluer une candidature que vous nous avez transmise.
• Protéger le site contre la fraude, les abus et les attaques.
• Comprendre, de façon agrégée, l’utilisation du site pour l’améliorer, avec votre consentement.

Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons aucun renseignement personnel. Nous ne faisons aucun profilage, aucune prospection sans consentement distinct et aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements.

5.Votre consentement

Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement manifeste, libre et éclairé, donné à des fins précises : la case à cocher du formulaire pour répondre à votre demande, et le bandeau des témoins pour la mesure d’audience. Chaque consentement est demandé séparément et ne vaut que pour la durée nécessaire à ces fins.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sans frais, en joignant le responsable ou, pour les témoins, avec le bouton « Gérer mes témoins » au bas de chaque page. Le retrait ne touche pas l’utilisation déjà faite.

Notre site s’adresse aux organisations. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans; le consentement du parent ou du tuteur serait alors requis.

6.Témoins et technologies de mesure

Aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage n’est activée par défaut. À votre première visite, rien n’est mesuré tant que vous n’avez pas fait de choix.

Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire, aucun pixel de réseau social et aucun outil de suivi tiers. Les liens vers Google Maps ou vers les sites de nos partenaires ne chargent rien tant que vous ne cliquez pas. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment :

7.Qui a accès à vos renseignements

Seules les personnes de notre équipe qui en ont besoin pour traiter votre demande ont accès à vos renseignements. Nous faisons appel à des fournisseurs qui agissent pour notre compte. Ils sont liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité et ne peuvent utiliser vos renseignements qu’aux fins du mandat confié :

• Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement et diffusion du site, journaux techniques et mesure d’audience facultative.
• Nos fournisseurs de messagerie et de bureautique : réception et traitement des demandes transmises par le formulaire.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, par exemple pour répondre à une ordonnance d’un tribunal.

8.Communication à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs, dont notre hébergeur, peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant une telle communication, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons, par entente écrite, que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de l’endroit où ils se trouvent.

9.Conservation et destruction

• Demandes reçues par le formulaire : le temps de traiter votre demande et d’en assurer le suivi, puis au plus 24 mois après notre dernier échange, sauf si une relation d’affaires se poursuit.
• Candidatures : 12 mois, sauf si vous nous autorisez à les conserver plus longtemps.
• Journaux techniques : durée limitée fixée par notre hébergeur, à des fins de sécurité.
• Choix de témoins : 12 mois, après quoi votre choix vous est redemandé.

À la fin de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés pour être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, comme le permet la loi.

10.Sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la sensibilité des renseignements : chiffrement de toutes les communications (HTTPS imposé), accès limité aux personnes qui en ont besoin, en-têtes de sécurité sur le site et engagements contractuels de nos fournisseurs.

11.Incidents de confidentialité

En cas d’accès, d’utilisation ou de communication non autorisés, ou de perte de renseignements personnels, nous prenons rapidement les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter qu’un tel incident se reproduise. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Chaque incident est consigné dans un registre.

12.Vos droits

• Accès : savoir quels renseignements nous détenons sur vous, à quelles fins, qui y a accès et pendant combien de temps ils sont conservés, et en obtenir une copie.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement : à tout moment, pour l’avenir.
• Cessation de diffusion et désindexation : demander que la diffusion d’un renseignement cesse ou qu’un hyperlien qui y mène soit désindexé, dans les cas prévus par la loi.
• Portabilité : obtenir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne de votre choix.
• Décisions automatisées : nous n’en prenons aucune à votre sujet; si cela changeait, vous en seriez informé.

Pour exercer vos droits, joignez le responsable par écrit. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, sans frais.

13.Plaintes

Si vous croyez que vos renseignements n’ont pas été traités conformément à cette politique ou à la loi, écrivez d’abord au responsable : nous traiterons votre plainte avec diligence et vous répondrons par écrit. Vous pouvez aussi vous adresser en tout temps à :

• Commission d’accès à l’information du Québec1 888 528-7741 · cai.gouv.qc.ca
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada1 800 282-1376 · priv.gc.ca

14.Modifications de la politique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter l’évolution de nos pratiques ou de la loi. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous l’indiquerons clairement sur le site et, s’il y a lieu, nous vous demanderons un nouveau consentement.